Paragraaf bedrijfsvoering

Gemeenschappelijke Regeling Duo+
Bedrijfsvoering houdt alle activiteiten in die de gemeentelijke organisatie instaat stelt duurzaam te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, informatievoorziening en ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over de primaire taken en bedrijfsprocessen. De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken wordt voor Uithoorn door de Duo+ organisatie uitgevoerd, en is erop gericht om de organisatie van Uithoorn hiermee goed te ondersteunen. De administratieve en overige beheersprocessen worden zo efficiënt en doelmatig mogelijk vormgegeven. Het uiteindelijk doel is een bedrijfsvoering met een hoge kwaliteit, een beperking van de kosten (‘beter voor minder’) en een verminderde kwetsbaarheid.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO)
Om te kunnen sturen op de gewenste dienstverlening in relatie tot de bij te dragen kosten, zijn het afgelopen jaar de DVO’s herijkt. Middels een groeiproces worden elk jaar de DVO’s op basis van de ervaringen uit het voorgaande jaar verder uitgewerkt waarbij de prestaties transparanter en meer gekwantificeerd worden vormgegeven.

Organisatieontwikkeling
In de voorgaande jaren is kritisch gekeken naar het functioneren van de eigen organisatie. De veranderende omgeving, de specificering van de eigen organisatie naar een strategie-, beleid- en regiegemeente (waarbij uitvoerende taken o.a. bij Duo+ zijn gesitueerd) en de rol die van ons verwacht wordt in het maatschappelijke veld, vragen om het verder professionaliseren van de Uithoornse ambtenaar en de ambtelijke organisatie. Denk aan de dienstverlening aan en de participatie van burgers en organisaties, de rol van Uithoorn in de regio (AM en MRA), de regie op het netwerk van instellingen en organisaties waar Uithoorn mee samenwerkt, het opgavegericht werken en het sturen op maatschappelijke effecten. Voor 2020 betekent dit dat met een ontwikkelprogramma de vaardigheden en competenties van onze medewerkers worden versterkt, zodat de organisatie gereed is voor toekomstige opgaven. Daarbij zal ook gekeken worden naar de uitkomsten van het bestuurskrachtonderzoek dat eind 2019 is uitgevoerd. De relevante conclusies zullen worden meegenomen in het ontwikkelprogramma.

Human Resource Management

Eigen formatie
De loonkosten voor de huidige vaste formatie zullen stijgen als gevolg van de cao-ontwikkelingen. De kostenstijging is in deze begroting verwerkt. Ook zal duidelijk worden wat de uitvoering van de strategie-, beleid- en regierol zal betekenen voor de omvang van onze formatie.

Medewerkers
Onze organisatie staat of valt met de kwaliteit van onze medewerkers. In deze veranderende samenleving is het belangrijk dat zij een goede balans hebben tussen werk en privé, zij beschikken over de (voor de toekomst) benodigde competenties en de juiste medewerker op de juiste plek zit. Dit kan zowel via interne als externe mobiliteit. We willen de medewerkers zich op hun talenten laten ontwikkelen. Bijkomend heeft dit een positief effect op het structurele ziekteverzuimpercentage. Het streven is dit onder de 4,0 % te houden.

Quotumwet
De wet is er om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werk te laten vinden. De gemeente heeft als werkgever een verantwoordelijkheid om mensen in deze doelgroep in haar eigen organisatie werkzaam te laten zijn. Ook het komende jaar zal invulling gegeven worden om aan deze verplichting tegemoet te komen.

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren
De belangrijkste gevolgen zijn dat de arbeidsrechtelijke (rechts)positie van ambtenaren gelijk wordt aan die van werknemers in het private bedrijfsleven, en dat er een nieuwe (gewijzigde) Ambtenarenwet komt. In 2020 zal dit verder worden uitgewerkt.

Arbeidsomstandigheden en Verzuim
De nog resterende aanbevelingen uit de Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E) worden in 2020 uitgevoerd.

Financiën

Digitale P&C-documenten
In 2020 willen we de ontwikkeling van de Planning en Control (P&C) documenten doorzetten. We gebruiken een app om de P&C-documenten digitaal op te stellen. Dit moet eraan bijdragen dat de begroting, de rapportages en de jaarstukken transparanter en beter toegankelijk worden.

Digitalisering en optimalisering financiële administratie
Duo+ verzorgt de financiële administratie van de gemeente Uithoorn. De vier organisaties werken met één pakket met als doel om de kwetsbaarheid te verminderen en de kwaliteit te verhogen. Het verder verbeteren en digitaliseren van de processen van de financiële administratie vergt continu aandacht. Ook in 2020 zal hier aan gewerkt worden.

Juridische Zaken
In 2020 wordt invulling gegeven aan het ontsluiten van strategische stuurinformatie die op basis van de
afhandeling in het kader van bezwaar en beroep, maar ook van klachten, kan worden gegenereerd.

Informatisering en automatisering (I en A)
Na een jaren waarin door de Duo+ organisatie de basis zoveel mogelijk op orde is gebracht en het belangrijkste deel van de kernapplicaties zijn vervangen, is het nu zaak onze aandacht te richten op het beheren en beheersen van de informatiestromen. In het licht van het steeds intensiever gebruik van (digitale) informatie, is de waarde van onze interne informatiestroom aan het groeien. Deze groei moet zorgvuldig begeleid worden om te zorgen dat ze betrouwbaar en juist blijft en daarnaast ook vindbaar en herleidbaar wordt opgeslagen conform de eisen die archivering daaraan stelt.
Verder is er voor de hardware een actieve vervangingsplanning conform de principes van het ideaalcomplex.

Interne Dienstverlening
De werkzaamheden worden in Duo+ verband nog verder geoptimaliseerd op facilitair gebied. In 2020 wordt invulling gegeven aan een effectieve gezamenlijke inkoop. Contracten die gezamenlijk worden afgesloten bieden mogelijkheden tot efficiency en kostenbesparing. In 2019 is gestart met verbreding van de inzet van de Servicedesk, in 2020 krijgt
dit een vervolg zodat de Servicedesk in de lijn van een "KCC-gedachte" ingezet kan worden voor de totale bedrijfsvoering.

Rechtmatigheid
Op verschillende terreinen wordt systematisch de financiële organisatie en de bedrijfsvoering getoetst. Bij de jaarrekening beoordeelt de accountant niet alleen de juistheid en volledigheid maar kijkt ook of de mutaties in de administratie rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant steunt hierbij op het geheel van interne controlemaatregelen.
Hiervoor wordt gewerkt met een intern controleplan voor zowel Duo+ als de gemeente. Het intern controle-plan wordt door het bestuur vastgesteld. Het doel van het interne controleplan is om de juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van de in de administratie opgenomen gegevens te waarborgen en om na te gaan of Duo+ en de gemeente gehandeld hebben overeenkomstig de eigen en externe regelgeving. Het interne controleplan wordt afgestemd met de accountant van Uithoorn en Duo+ zelf.
De interne controles worden nu nog periodiek gehouden maar we streven ernaar om de controles een meer permanent karakter te geven en deze in te bedden in de processen. Dit geldt ook voor de omvangrijkere processen die nu nog getoetst worden door de concerncontroller. Voorbeelden hiervan zijn de subsidieverlening, inkoop en aanbesteding alsmede de grondexploitaties.
De rechtmatigheidscontroles worden zo veel als mogelijk door de proceseigenaren zelf uitgevoerd. Door het inregelen van de interne controles in de processen kunnen fouten en/of onrechtmatigheden veel eerder ontdekt en gecorrigeerd worden. De interne controles die de proceseigenaren uitvoeren worden getoetst door de medewerkers van de verbijzonderde interne controles (het VIC-team). Naar aanleiding van de managementletter (tussentijdse controle) en de jaarlijkse accountantscontrole worden elk jaar verbeteringen doorgevoerd in de (financiële) processen die nog niet als voldoende uit de controle naar voren gekomen zijn.

Ontwikkeling personeelslasten/formatie

In de zomer van 2019 is er een nieuwe Cao voor de gemeenten afgesloten die loopt van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2020. De financiële gevolgen hiervan zijn in deze begroting verwerkt.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de formatie en personeelslasten van de gemeente Uithoorn.

Overhead

Om de raad meer inzicht te geven in de totale kosten van overhead is in de hiernavolgende tabel de kosten van de overhead in beeld gebracht.

Uit de tabel blijkt dat de overheadkosten stijgen. Dit wordt voor een aanzienlijk deel veroorzaakt door de stijging van de salariskosten als gevolg van het CAO-akkoord voor gemeenteambtenaren, dat in de zomer van 2019 is overeengekomen. Dit geldt ook voor de personeelslasten van Duo+ en daarmee de bijdrage aan Duo+. Daarnaast is de bijdrage aan stichting Rijk vanaf 2020 gestegen. Verder is onder "Bedrijfsvoering Huisvesting" te zien dat in 2021 de kosten voor het gemeentehuis incidenteel toenemen. De stijging is het gevolg van geplande groot onderhoud aan en in het gemeentehuis.

Indicatoren

*Aantal vacatures: In de prognose is geen rekening gehouden met extra uitstroom wegens pensioengerechtigde leeftijd (vergrijzing).